La gestione documentale: cos’è?

Le aziende che operano nella gestione ambientale e dei rifiuti sono a loro volta produttrici di una grande mole di documenti (modulistica, fatture, permessi, autorizzazioni) che – una volta scaduti i termini obbligatori di archiviazione – possono essere distrutti. Gli archivi, spesso, sono abbandonati a se stessi, simili a depositi di documenti, per cui la gestione documentale è bene che sia affidata a servizi di consulenza rifiuti. A volte, le stesse società di consulenza come la Nova Ecologica effettuano servizi di gestione documentale e macero certificato.

Cos’è la gestione documentale

Per gestione documentale si intende il sistema di processo documentale di un’azienda in modo condiviso attraverso il quale è possibile archiviare e rintracciare in tempo reale documenti, file, informazioni in formato elettronico.
Studi recenti rivelano che entro il 2020 ci sarà un incremento del 60% dei documenti digitali con un volume di dati eccezionale da gestire, ma allo stesso tempo un terzo delle aziende europee non è in grado di gestire né proteggere i documenti, molti dei quali contengono dati sensibili: ben il 31% delle società perde i documenti importanti, mentre il 24% non riesce a tracciare né monitorare le informazioni relative al proprio business.
Un processo di gestione documentale si articola in fasi che sono:

• La scansione dei documenti cartacei (imaging);
• Catalogazione dei file tramite tag (indicizzazione);
• Creazione di un data base dei documenti in versione elettronica per automatizzare i processi di ricerca, aumentare l’accessibilità e fruibilità delle informazioni, garantire nel tempo validità legale e fiscale (archiviazione digitale);
• Diversificazione dei formati elettronici di archiviazione (conversione);
• Rintracciabilità dei documenti (recupero);
• Eliminazione dei documenti se necessario (distruzione).

Macero certificato e secure shredding

Quando si presenta la necessità di distruggere dei documenti contenenti dati sensibili non si può ricorrere al macero. La distruzione di qualsiasi informazione sensibile che sia su supporto cartaceo o informatico deve essere svolta secondo quanto stabilito dal Decreto legislativo 196/03 e  normativa DIN 66399. La legge prevede che il possessore del documento da distruggere deve obbligatoriamente rendere inutilizzabile il dato sensibile contenuto e non renderlo collegabile al soggetto interessato. In base al grado di “sensibilità”, i dati conservati ricevono diverse classi di protezione. Ma quando si tratta di distruzione è bene rivolgersi ad aziende esperte in grado di rilasciare anche una certificazione affinché il macero sia eseguito in modo corretto e senza fuga dei dati (macero certificato). Il servizio di macero certificato è particolarmente rivolto alle banche e istituti di credito, agenzie assicurative, pubbliche amministrazioni, industrie che desiderano proteggere il segreto industriale, aziende che svolgono ricerca, aziende sanitarie.
La distruzione degli archivi cartacei contenenti dati sensibili deve essere svolta in conformità al “Codice in materia di protezione dei dati personali”. Il macero certificato o secure shredding deve essere pertanto affidato a un’impresa specializzata nel servizio, in grado di eseguire il macero secondo normativa e che a termine del processo fornisca la certificazione di macero documentale, anche questa redatta in conformità alle norme prescritte.