Anche l’occhio vuole la sua parte: l’ufficio perfetto

Quante volte quelle pratiche di troppo sparse sulla scrivania dell’ufficio fanno perdere il doppio del tempo per svolgere il proprio lavoro? E che dire di penne, matite, forbici costantemente fuori posto?

È vero, potrebbe trattarsi di un “disordine ordinato”, nel quale l’impiegato ha tutto a portata di mano e sa perfettamente dove trovare tutto ciò di cui necessita; ma ciò può non fare una bella impressione ai colleghi o ai clienti che passano dal suo ufficio.

Per ovviare al problema, quindi, bisognerebbe innanzitutto cercare di tenere il più possibile in ordine la propria scrivania.  È risaputo, infatti, che l’ordine sia motivo di maggiore efficienza nello svolgimento del proprio lavoro e di un’immagine senza dubbio più affidabile dell’impiegato. Dunque, evitare di occupare spazio inutile sulla propria scrivania fa sì che il lavoro non si accumuli e che non si creino quelle famose torri di documenti: ciò può essere svolto provando a sbrigare più pratiche possibili durante l’orario di lavoro, oppure conservando i vari documenti in apposite carpette. Questo processo di “archiviazione” viene spesso trascurato, ma in realtà è molto importante per un impiegato e, soprattutto, per lo svolgimento del suo lavoro.

Purtroppo capita anche che il lavoro sia talmente tanto e frenetico che, a volte, non si ha nemmeno il tempo di sistemare ogni singolo documento. In questi casi, un’idea potrebbe essere quella di tenere sulla scrivania un contenitore in cui poter conservare momentaneamente tutti i documenti che, poi, verranno sistemati successivamente in un momento più tranquillo.

Inoltre, sarebbe opportuno cercare di mantenere, ogni cosa al suo posto. A questo proposito, i portapenne risultano degli utilissimi accessori per evitare di tenere in giro penne e matite; o, ancora, un fermacarte può servire per tenere in ordine tutti quei foglietti che si utilizzano per prendere un appunto veloce, i bigliettini da visita e quant’altro.

Altra cosa importante, da non sottovalutare assolutamente, riguarda i mobili dell’ufficio, che devono essere più funzionali possibili: scrivania, sedia, ma soprattutto cassettiere, librerie, mobili con appositi sportelli. In questo modo, è possibile trovare velocemente i documenti che servono e con molta più praticità.

Ultimo, ma non meno importante, la pulizia. Un ufficio pulito dona una piacevole sensazione di benessere. Questo è un compito affidato in genere a un’impresa di pulizie, è vero, ma mantenere in ordine il proprio ufficio significa facilitare il lavoro a chi se ne occuperà. Come si potrebbe mai pulire un ufficio pieno di documenti e scartoffie?